أمين مجلس الجامعة :
بناء على المادة (21) من نظام مجلس التعليم العالي والجامعات ولوائحه.
يكون لمجلس الجامعة أمين من أحد أعضائه ويصدر بتسميته قرار من المجلس بناءً على ترشيح من المجلس وموافقة رئيسه .
مدير إدارة أمانة مجلس الجامعة
أحد منسوبي الجامعة من ذوي الكفاءة الإدارية يرتبط بسعادة المشرف على أمانة مجلس الجامعة.
يتولى المهام التالية :
- الإشراف الإداري على موظفي الأمانة.
- عمل نماذج ميثاق الأداء لموظفي الأمانة .
- إعداد نماذج تقييم الأداء الوظيفي لموظفي الأمانة والرفع بها إلى المشرف على أمانة مجلس الجامعة.
- متابعة إرسال جدول الأعمال.
- متابعة تحديد مواعيد الجلسات مع مجلس شؤون الجامعات.
- متابعة إرسال المحضر إلى مجلس شؤون الجامعات حتى وصول اعتماد صاحب الصلاحية.
مساعد مدير إدارة أمانة مجلس الجامعة
أحد منسوبي الجامعة من ذوي الكفاءة الإدارية يرتبط بسعادة مدير إدارة أمانة مجلس الجامعة.
يتولى المهام التالية :
- معاونة مدير الإدارة في أعماله والإنابة عنه في حال غيابه في جميع يوكل إليه من أعمال.
- متابعة المستحقات المالية لأعضاء مجلس الجامعة .
- إعداد كشف التوقيع ومتابعة توقيعات أعضاء مجلس الجامعة على محضر مجلس الجامعة .
- تحديث قائمة أعضاء مجلس الجامعة متى دعت الحاجة إلى ذلك.
- إعداد التقارير الصحفية عم مواضيع المجلس.
- القيام بالمهام الإدارية التي يكلفه بها سعادة المشرف على أمانة مجلس الجامعة.
وحدة لنسخ والطباعة :
عدد من الموظفين الإداريين من ذوي الكفاءة في أعمال السكرتارية والنسخ ويرتبطون بالمشرف على أمانة مجلس الجامعة.
تتولى الوحدة المهام التالية :
- نسخ مذكرات مجلس الجامعة.
- نسخ محضر مجلس الجامعة.
- نسخ القرارات التنفيذية للمحضر.
- نسخ المعاملات المتعلقة بالدراسات العليا.
- نسخ المعاملات المتعلقة بالإبتعاث.
- نسخ المعاملات المتعلقة بالتعيين.
- نسخ جميع الخطابات التي تطلب منهم .
- تصوير جميع المستندات ذات العلاقة.
- تجهيز ملفات مذكرات المجلس.
وحدة الاتصالات الإدارية :
موظف أو أكثر من منسوبي الجامعة من ذوي الكفاءة الإدارية والقدرة على استخدام الحاسب الآلي .
تتولى الوحدة المهام التالية :
- تصدير المعاملات .
- تقييد المعاملات .
- فهرسة المعاملات وتصنيفها .
- توزيع المعاملات على الجهات ذات العلاقة والتأكد من وصولها.
- حفظ كشوف الاستلام والتسليم .